Todos los procesos del ciclo vital del software en el desarrollo de cualquier software se registran como documentación. La documentación sirve como información escrita sobre definición de requerimientos, especificaciones generales del sistema, especificación de cada componente y los planes integrales de prueba y mantenimiento. Las herramientas de gestión de configuración también son de gran utilidad en la documentación del software.

Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.